30 nützliche Apps für den Büroalltag! (Produktivität, Zeitmanagement, Work-Life-Balance) - Lifestyle Blog und Mamablog aus Österreich (2024)

Heute haben wir ein ganz besonderes Specialfür dich vorbereitet. Wir zeigen dir praktische Apps für den Büroalltag, für mehr Produktivität und für ein besseres Zeitmanagement. Es gibt mittlerweile zahlreicheeffektive Applikationen, die wahre Helferlein im Business-Alltag sind –sie erleichtern uns Aufgaben, sind nützlich für unterwegs und obendrein erfahren wir mit vielen Apps auch noch eine gute Zeitersparnis.

Als Karriere Blog widmen wir uns heute den besten Apps für den Büroalltag. Projekte und To-Dos lassen sich so besser strukturieren, planen und umsetzen. Neben Apps fürs Projektmanagement stellen wir dir heute auch Zeitmanagement-Apps vor, die du definitiv kennen solltest. Unentbehrlich für alle, die einen guten Überblick im Arbeitsalltag behalten wollen.

Mehr Produktivität und Zeitersparnis mit genialen Apps für den Büroalltag!

Bequem von unterwegs auf wichtige Daten zugreifen und diese im Idealfall geräteübergreifend verwenden können, spart nicht nur viel kostbare Zeit, sondern erleichtert uns auch den Arbeitsalltag.Aus eigener Erfahrung können wir sagen, dass wir auf gewisse Apps einfach nicht mehr verzichten möchten. Hat man einmal die richtigen Helferlein für den beruflichen Alltag gefunden und diese bestmöglich in den eigenenWorkflow integriert, ruft das nicht nur mehr Produktivität sondern auch Zeitersparnis hervor!

Wir haben für dich nun eine tolle Auswahl an nützlichen Apps ganz genau unter die Lupe genommen. Mit den folgenden praktischen Apps fürs Handy behältst du einen klaren Kopf und hast den Durchblick bei anfallenden Projekten und wichtigen To-Dos.

8 übersichtliche Apps für besseres Projektmanagement

1. Trello: Trello ist eine App, die wir in unserem Team täglich verwenden. Besonders gut eignet sich diese für Redaktionspläne, neue Ideen, Brainstorming und durchaus auch als Projektmanagement-App. Trello ist vor allem auch für kleine Teams interessant, da gleich mehrere Personen auf ein Board zugreifen und zeitgleich daran arbeiten können. Preis & Verfügbarkeit: Die Basic-Version ist kostenlos und für Android, iOS sowie als Desktop-App für Windows und macOS verfügbar. Des Weiteren kann man sich bei Bedarf auch die Business- oder Enterprise-Version holen, diese kosten zwischen 9$ und 20$ pro Monat.
2. Zoom: Diese App dient der Teamarbeit, dem Aufgabenmanagement sowie dem Vereinfachen von Arbeitsabläufen. Virtuelle Meetings sind mittlerweile eine gängige Praxis im beruflichen Alltag – Zoom unterstützt uns dabei! Webkonferenzen oder Online-Trainings lassen sich so von überall aus ganz einfach organisieren und aufzeichnen. Zudem lassen sich Bildschirme oder Dokumente direkt während des Meetings mit anderen Teilnehmern teilen. Zoom ist auch ein tolles Feature für Blogger und Selbstständige, die virtuelle Inhalte anbieten.Preis & Verfügbarkeit: Bei Zoom gibt es eine kostenlose Version für bis zu 100 Teilnehmer. Allerdings muss die Webinarfunktion extra gekauft werden (ca. 40 € pro Monat). Drei weitere Pakete sind staffelweise nach Teamgröße sortiert und bewegen sich zwischen 13 € – 19 € pro Monat. Softwarebasierte Konferenzraumlösungen und verschiedene Add-ons wie z. B. Aufzeichnungsspeicherung kannst du zusätzlich erwerben. Zoom ist ebenfalls für Android und iOS sowie als Desktop-App für Windows und macOS verfügbar.
3. Things 3: Ob für kleinere To-Do Listen oder größere Projekte – Things unterstützt dich beim effektiven Aufgabenmanagement. Durch die integrierte Erinnerungsfunktion wirst du keine Termine mehr verpassen. Gerade wenn es sich um umfangreiche Projekte handelt, ist dieses Feature besonders wichtig. Aber auch die einfache Erinnerung „Milch kaufen“ kann im Alltagsstress schon einmal das morgendliche Frühstück retten. Die Kombination von strukturierten Aufgabenlisten und der Erinnerungsfunktion macht Things aus. Preis & Verfügbarkeit: Leider ist die App nicht kostenlos, aber definitiv ihr Geld wert. Die Preise richten sich nach dem jeweiligen Endgerät, auf dem die App genutzt wird: macOS (ca. 49 €), iPhone und Apple Watch (9,99 €), iPad (19,99 €).
4. Zenkit: Zenkit fokussiert sich auf das Aufgaben-und Projektmanagement und wir nutzen es ebenfalls super gerne für unsere Planungen. Wirklich eine gute App für Teams, die gemeinsam an einem Projekt arbeiten. So kannst du beispielsweise auch ein Kanban-Boardmit diesem Tool perfekt managen. Bei Zenkit werden Trello und Wunderlist vereint, zudem kann man bereits bestehende Inhalte einfach und schnell zu Zenkit importieren. Features wie das Anlegen von verschiedenen Nutzerrollen, Vorlagen oder auch Kalender-Synchronisation runden diese App ab. Preis & Verfügbarkeit:Zenkit ist verfügbar für Android und iOS sowie als Desktop-App für macOS, Windows und Linux. Die Anmeldung sowie die App selbst ist kostenlos, es besteht die Upgrade-Option auf das Plus-Programm für 7,50 € pro Monat und auch ein Enterprise-Paket für große Teams wird angeboten.
5. Calendars: ist eine sehr einfach zu bedienende Kalender-App, welche sich mit deinem iOS- und Google-Kalender synchronisiert. Eine besondere Eigenschaft des Kalenders ist, dass dieser sowohl offline als auch online zu verwalten ist. Durch das Bedienen per Drag & Drop, können Termine ganz einfach verschoben werden. Preis & Verfügbarkeit: Das Einstiegs-Modell ist kostenlos, Professional gibt es für 9,99 €/Monat, Business kostet 14,99 €/Monat. Die App gibt es aktuell nur für iOS.
6. Any.Do: Mit Any.Do organisierst du dich in deinem beruflichen Alltag ganz einfach und verpasst dank Erinnerungs-Funktion keine Termine mehr. Neben der Erstellung von einfachen Einkaufslisten, Tagesplanern oder To-Dos, lassen sich auch andere Personen für den eigenen Kalender freischalten. Das garantiert problemlose Terminabsprachen – ob privat oder mit den Kollegen im Office. Synchronisieren lässt sich Any.Do übrigens mit fast allen gängigen Kalendern. Preis & Verfügbarkeit: Die App selbst ist kostenlos, eine Premiumvariante gibt es für ca. 2,99 $ im Monat, diese bietet zusätzliche Features wie z.B. ortsbasierte Erinnerungen.
7. RescueTime: Ist ein praktisches Zeitmanagement-Tool und unterstützt alle vielbeschäftigten Women at Work im Alltag, die sich öfters mal fragen, wo denn die Zeit geblieben ist. Die RescueTime-App wertet die Zeit am PC oder Smartphone aus und verspricht, den Anwender nachhaltig produktiver zu machen. Das Programm läuft dabei ganz einfach im Hintergrund und trackt aktive Applikationen oder das Surf-Verhalten. Somit lässt sich genauer reflektieren, den täglichen Gewohnheiten auf den Grund gehen, und in Folge dessen konzentrierter und produktiver arbeiten. Preis & Verfügbarkeit:Die App ist für macOS, iOS, Windows, Android und Linux verfügbar und in der Standard-Variante kostenlos. Die Premium-Ausführung kostet 6 $ pro Monat.
8. Wunderlist: Wunderlist ist die klassische To-Do Liste für unterwegs, wenn du dir schnell etwas notieren willst. Mit der App lassen sich Einkaufslisten, Packlisten, Projektlisten und einfache To-Do Listen erstellen. Das Design ist dabei sehr ansprechend und übersichtlich, zudem ist die Handhabung kinderleicht.Preis & Verfügbarkeit: Erhältlich ist die App für iOS, macOS, Android, Windows, Chromebook und Kindle Fire. Wie bei den meisten Apps ist die Basic-Version kostenlos, die Pro-Version ist ab 4,49 € pro Monat erhältlich.

4 effektive Zeitmanagement-Apps für den Büroalltag

1. Chaos Control: Diese App basiert auf der „Getting Things Done Methode“. Das bedeutet: Stress und Vergesslichkeit wird vermieden, indem man alles konsequent aufschreibt. Mit der App kannst du Aufgaben erstellen, Ziele definieren und das alles wiederum Projekten zuordnen. Preis & Verfügbarkeit: Die Basic-Version ist kostenlos, die Premium-Variante kostet pro Monat 7,49 € für Android und 6,99 € für iOS.
2. Pareto: Die Pareto-App richtet sich voll und ganz nach dem Pareto-Prinzip. Das bedeutet, dass 80 % der Ergebnisse mit 20 % des Gesamtaufwandes erreicht werden. Die verbleibenden 20 % der Ergebnisse erfordern 80 % des Gesamtaufwandes. Die App unterstützt dich dabei, Aufgaben zu delegieren und jederzeit den Status abrufen zu können. Mit der Funktion „Anstupsen“ kann man Kollegen beispielsweise auch auf To-Dos aufmerksam machen. So behält man den Überblick, auch wenn man nicht im Büro ist.Preis & Verfügbarkeit: Die App ist kostenlos und für Android sowie iOS verfügbar.
3. AtWork: Diese App ist der perfekte Begleiter für Freiberufler, One-Woman-Shows, aber auch Angestellte. Mit AtWork kannst du deine Arbeitszeit schnell und einfach erfassen. So hast du einen sehr guten Überblick über die tatsächlich geleisteten Arbeitsstunden und den damit verbundenen Verdienst. Diese Aufzeichnungen lassen sich auch in Form eines Stundenzettels abspeichern und einfach per E-Mail versenden.Preis & Verfügbarkeit: Die kostenlose Version eignet sich für alle, die nicht mehr als 25 Beiträge pro Monat erfassen müssen und keine Datenexportfunktion benötigen. AtWork Plus hat diese Funktionen inbegriffen und kostet 5,49 € pro Monat.
4. timr: Die timr-App ein sehr umfangreiches Zeiterfassungstool für Teams und Unternehmen, die ganz bequem von unterwegs mit dem Smartphone auf das Tool zugreifen können. Timr erfasst die klassische Arbeitszeit, die Projektzeit und hat zudem auch eine Fahrtenbuch-Funktion. Das praktische an der App ist auch, dass sich alles Online als auch Offline nutzen lässt. Die erfassten Zeiten lassen sich im Anschluss ganz einfach am PC auswerten.Preis & Verfügbarkeit: Die App gibt es fürs iPhone, Android, BlackBerry und Windows Phone und man kann zwischen 3 Paketen wählen. Pro Nutzer zahlt man 8 € pro Monat, zusätzlich kommt ein Basispreis von 29 € – 79 € pro Monat hinzu.

2 praktische Apps für unterwegs

1. Tour: Bist du beruflich viel mit dem Auto unterwegs? Dann kennst du bestimmt auch das lästige Fahrtenbuch schreiben. Tour ist eine simple Fahrtenbuch-App, die dir diese Arbeit um einiges erleichtert. Tour wird einfach morgens beim Starten aktiviert und am Abend gestoppt – die App erfasst automatisch alle Fahrten und erkennt, ob du mit dem Auto oder zu Fuß unterwegs bist. Ein tolles Extra: Den einzelnen Fahrten können Kategorien zugewiesen werden, so gelingt es im Nu private und dienstliche Fahrten zu unterscheiden. Die Daten lassen sich zudem ganz einfach als Excel oder CSV-Datei exportieren. Preis & Verfügbarkeit: Die App ist sowohl für iOS und Android verfügbar und kostenlos für maximal 20 Fahrten pro Monat. Darüber hinaus werden verschiedene Abos angeboten: 1 Monat (11,99 €), 6 Monate (8,00 €), 12 Monate (5,83 €).
2. Expensify: Eine weitere nützliche App für unterwegs ist Expensify. Sie eignet sich für vor allem für Personen, die Spesen abrechnen müssen. Diese oft zeitraubende Tätigkeit erleichtert uns die Expensify-App mit einer smarten Scan-Funktion. So kannst du deine Rechnung einfach abfotografieren – die App verarbeitet die Daten anschließend weiter. Ein tolles Feature: Rechnungen können beispielsweise direkt vom Vorgesetzten freigegeben werden. Preis & Verfügbarkeit: Expensify ist für iOS und Android erhältlich. Die Preise richten sich nach Einzelpersonen (3,99 £/Monat) und Gruppen (4-7 £/Monat).

5 nützliche Apps fürs Selbstmanagement

1. Evernote: Selbstmanagement am Arbeitsplatz ist sehr wichtig, um den Überblick nicht zu verlieren. Ideen, Listen und im Grunde alles, das du nicht vergessen möchtest, lassen sich mit Evernote übersichtlich ordnen. Die Browser-Erweiterung Webclipper sorgt zudem dafür, dass du interessante Inhalte, Bilder, Texte, Websites auch am Desktop direkt in Evernote speichern kannst. Evernote ist eine sehr umfangreiche App, die wir im Team auch geräteübergreifend gerne nutzen. Preis & Verfügbarkeit: Evernote gibt es kostenlos für iOs und Android, aber auch in der Premium-Variante (6,99 €/Monat) sowie Business-Variante (13,99 €/Monat).
2. Tyme: Diese App erfasst deine Arbeitszeiten zu bestimmten Projekten und erstellt eine Produktivitäts-Statistik – ideal für einen detaillierten Überblick deines Arbeitstages. Das ist vor allem dann sinnvoll, wenn man gewisse Abläufe optimieren möchte. Praktischerweise lassen sich aufgezeichnete Statistiken anschließend in unterschiedlichen Formaten exportieren. Tyme funktioniert geräteübergreifend und eignet sie sich sowohl für Einzelpersonen als auch für Teams. Preis & Verfügbarkeit: Die App ist für macOS, iPad und iPhone sowie die Apple Watch verfügbar, der Preis richtet sich hier nach einzelnen Personen (29,99 € macOS, 8,99 € iPhone und iPad/Monat) oder Gruppen (3,99 €/Monat).
3. Mindly: Damit das Selbstmanagement besser klappt, hilft es oft, seine Gedanken, Pläne und Ideen in eine Mind-Mapping-App zu schreiben und dadurch Struktur in das Gedanken-Chaos zu bringen. Die Anwendung ist besonders einfach zu handhaben und sehr benutzerfreundlich. Mit den Kreissymbolen erstellst du deine eigenen Gedankensammlungen und das Schönste daran ist, dass es keine Grenzen gibt! Deine Ideen kannst du bis ins kleinste Detail visualisieren und dazu noch Bilder und Dokumente einfügen. Ist deine Mind-Map komplett, exportierst du diese ganz einfach als PDF. Preis & Verfügbarkeit: Die App ist kostenlos und für Android sowie iOS verfügbar.
4. Pocket: Wer kennt das nicht: Man findet im Internet einen spannenden Text, eine tolle Story oder ein geniales Video, hat aber aktuell keine Zeit diese Inhalte zu konsumieren…und schwups, war er nie mehr gesehen. Damit uns das nicht mehr passiert, unterstützt uns die Pocket-App. Diese speichert Texte, Tweets, Videos & Co. und das spätere abrufen der Inhalte kann sogar komplett offline erfolgen. Preis & Verfügbarkeit: Die Standard-Version ist kostenlos, eine Premium-Variante kostet 39,99 € pro Jahr. Verfügbar ist die Pocket für Android und iOS.
5. IFTTT:„If This Then That“ ist eine besonders praktische App, die Webanwendungen miteinander verknüpft und ein Stück weit automatisiert! In der IFTTT-App lassen sich verschiedene Abläufe einstellen, die einen den Arbeitsalltag ungemein erleichtern können. Markierst du zum Beispiel eine Google-Mail, so wird in der To-Do-Liste automatisch eine Erinnerung erstellt. Betrittst du das Büro, stellt sich dein Handy automatische auf Lautlos. Und das ist noch lange nicht alles – das Anwendungsspektrum der App ist riesig! Es existieren bereits 200 unterschiedliche Kombinationsmöglichkeiten, die du auswählen kannst. Wir nutzen IFTTT besonders gerne für unsere Social-Media Kanäle! Preis & Verfügbarkeit: IFTTT ist kostenlos und für Android sowie iOS erhältlich.

7 wichtige Apps zur Verwaltung von Dokumenten und Daten

1. 1Password: Bei der Flut an Passwörtern, die wir uns merken sollten, kann schon mal das ein oder andere in Vergessenheit geraten. Die 1Password-App verwaltet alle deine Passwörter übersichtlich und sicher, man muss sich in Zukunft also nur noch das Passwort der Applikation selbst merken. Preis & Verfügbarkeit: Die App kostet 2,99 $/Monat und ist für Android sowie iOS verfügbar.
2. Adobe Acrobat Reader: Der Adobe Acrobat Reader ist dir wahrscheinlich schon ein Begriff. Mit dieser App kannst du PDF-Dokumente am Desktop und mobilen Geräten öffnen und anzeigen lassen. Die kostenlose Version kommt bereits mit allen wichtigen Features wie Suchfunktion, Scrollen, Vergrößern und Verkleinern daher. Preis & Verfügbarkeit: Die Basic-Version ist kostenlos. Verfügbar ist die App für Android und iOS.
3. Adobe Scan: Mit der Adobe Scan-App ersparst du dir mühevolles Scannen und kannst alles schnell am Smartphone erledigen. Egal ob Bilder, Texte, Visitenkarten – die Adobe Scan-App ist ein leistungsstarker mobiler Scanner mit automatischer Texterkennung. Besonders bei Visitenkarten nutzen wir diese App gerne, denn alle wichtigen Infos lassen sich direkt in den Kontakten speichern. Preis & Verfügbarkeit: Diese App ist erfreulicherweise kostenlos, und für iOS sowie Android verfügbar. Für 9,99 $/Monat erhält man allerdings noch mehr Funktionen, die im Job-Alltag von Nutzen sein können.
4. Scan übersetzen & Textgrabber: Der Name lässt es bereits vermuten: Diese App kann gedruckte Texte aus Büchern, Dokumenten, Schildern & Co. in 90 Sprachen übersetzen. Mach dazu einfach ein Foto vom Text, den Rest erledigt die App. Anschließend kannst du den Text auch teilen oder per Mail versenden. Preis & Verfügbarkeit: Die App ist gratis, aber auch hier gibt es Updates zu Premium-Versionen die bei (5,99 €/Monat) liegen. Des Weiteren kann sie sowohl auf einem Android als auch Apple-Gerät genutzt werden.
5. Camscanner: Diese App scannt alle wichtigen Dokumente, Rechnungen, Zertifikate & Co. Besonders praktisch finden wir die Funktion, dass man handschriftliche Notizen oder Wasserzeichen in die Dokumente einfügen kann und bei Bedarf mit Kollegen oder Freunden teilen kann. Preis & Verfügbarkeit: Die Basic-Version für Android und iOS ist kostenlos, eine Premium-Variante ist ab 4,99 €/Monat zu erwerben.
6. Dropbox: Die Dropbox ist dir bestimmt auch schon untergekommen. Kein Wunder, sie ist einfach ideal, wenn man auch von unterwegs auf wichtige Daten und Dokumente zugreifen möchte. Geräteübergreifend lassen sich im Handumdrehen wichtige Dokumente, Dateien und Bilder hoch- und runterladen. Die Dropbox-App verwenden wir auch sehr gerne im Team, um Inhalte mit den anderen zu teilen. Preis & Verfügbarkeit: Die einfache Version ist gratis. Dropbox-Business startet bei 10 €/Monat. Verwendet werden kann die App mit einem Android oder iOS-System, aber auch über den Internetbrowser sowie als Desktop-Variante.
7. Google Drive: Ähnlich wie bei der Dropbox, kannst du auch mit Google Drive Inhalte undDokumente verwalten. Ein Vorteil gegenüber der Dropbox ist, dass man festlegen kann, welche Dokumente auch lokal synchronisiert werden sollen. Preis & Verfügbarkeit: Bis zu einer Menge von 15 GB Datenvolumen ist die App kostenlos. Verfügbar für Android und iOS, aber auch über den Internetbrowser abrufbar.

5 sinnvolle Apps für eine gute Work-Life-Balance

1. Habit List: Damit das perfekte Verhältnis zwischen Beruf und Freizeit besser gelingt, gibt es Work-Life-Balance Apps. Eine davon ist Habit List, aktuell ist diese nur in Englisch verfügbar. Das macht aber nichts, denn diese wunderbare App hilft dir, motiviert und fokussiert zu arbeiten, ohne dabei auf Pausen zu vergessen. Preis & Verfügbarkeit: Habit List ist kostenlos, aber nur für iOS verfügbar.
2. Way of Life:Die Way of Life-App unterstützt dich dabei, negative Trends deines Lebensstils zu erkennen und langfristig ein gesünderes Leben zu führen. Ist eines deiner Ziele mehr Sport zu treiben, dann kannst du das in der App festhalten. Verfällst du wieder in alte Muster, bekommst du von der App eine Erinnerung. Way of Life eignet sich für alle Personen, die konsequent etwas an ihrem Lebensstil ändern wollen, aber vielleicht ab und an noch einen kleinen Arschtritt brauchen. Preis & Verfügbarkeit: Way of Life ist gratis und sowohl im Google Play Store als auch im App Store erhältlich.
3. IFTTT: Auch wenn es bei dieser Liste um Work-Life-Balance geht, die IFTTT-App lässt sich auch hier einsetzen! Zum Beispiel kann sie uns daran erinnern, falls wir mal wieder zu lange arbeiten oder zu viel Zeit in einer bestimmten anderen App verbringen.
4. Seven – 7 Minuten Training: Der Name ist Programm: Seven bietet dir ein siebenminütiges Training, welches auf wissenschaftlichen Studien basiert und mit dem du in kürzester Zeit ein maximales Ergebnis erzielen kannst. Ein speziell zugeschnittener Trainingsplan sorgt für Individualität –dieses Feature ist allerdings nur verfügbar, wenn man dem Club beitritt. Den Fortschritt kannst du mithilfe der App überwachen und das sorgt definitiv für jede Menge Motivation. Sieben Minuten Zeit pro Tag haben wir doch alle! Preis & Verfügbarkeit: Die App ist für iOS-Geräte erhältlich und kostenlos. Möchte man allerdings einen persönlichen Trainingsplan, kostet die App 79,99 $ pro Jahr.
5. Headspace:Nur ein paar Minuten können deinen ganzen Tag verändern. So lautet der Leitspruch der App. Wenn du also einfach mal dem Alltag entfliehen willst, dann bietet dir Headspace eine geführte Meditation an. Neben Übungen, die dir dabei helfen, in den Tag zu starten, gibt es auch einige Meditationen, die an vollgepackten, stressigen Tagen einfach mal den Druck rausnehmen. Ob einminütige oder stündliche Meditationen, hier ist für alle etwas dabei. Preis & Verfügbarkeit: Die Basis-Version für iOS und Android ist kostenlos.

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